Aviso de Privacidad para Empleados y Ex-empleados
Novartis Farmacéutica, S.A. de C.V. con domicilio en Av. Insurgentes Sur No.2475, Piso 3, Barrio Loreto, Álvaro Obregón, 01090 Ciudad de México, CDMX, Mexico, (en adelante “Novartis”) es el Responsable de recabar y dar tratamiento de la información personal que se encuentre en su posesión, de conformidad con las disposiciones de la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (en adelante la “Ley”) su Reglamento y los Lineamientos para el Aviso de Privacidad.
Datos Personales Tratados
En cumplimiento de la relación contractual existente entre usted y Novartis como empleado o bien después de terminada la misma, como Ex-empleado, según lo determinen las leyes aplicables, se podrá recabar y dar tratamiento a las siguientes categorías de datos personales: (i) datos de identificación (incluyendo fotografías, voz, imágenes digitales y/o de video); (ii) datos de contacto; (iii) datos biométricos (datos sensibles); (iv) datos laborales: (v) datos sobre su Servicio Social; (vi) datos académicos; (vii) datos migratorios; (viii) datos sobre su familia (pudiendo contener datos sensibles); (ix) datos de geolocalización; (x) datos patrimoniales y/o financieros; (xi) datos de estado de salud (clasificados como datos sensibles).
A fin de corroborar la veracidad de sus datos personales, incluso a través de terceros contratados únicamente para tales efectos, Novartis le podrá requerir copia de documentos que den evidencia de la veracidad de los datos que usted declare. Para el caso de extranjeros, se le solicitarán aquellos documentos que requieran las autoridades correspondientes.
Adicionalmente, Novartis podrá recabar y tratar temporalmente datos sensibles referentes a:
- Estado de salud: Estado de salud: en la realización de acciones preventivas para prevenir la propagación de contagios en caso de pandemias, y únicamente mientras se mantenga activa dicha pandemia o estado de emergencia.
- Preferencias sexuales: en algunos casos Novartis podrá realizar eventos de inclusión con fines en pro de la educación y/o cultura, por lo que usted podrá voluntariamente divulgar a Novartis sus preferencias sexuales, en cuyo caso serán tratados únicamente para los fines y del evento que corresponda y por la duración de este.
Datos Personales de Menores de Edad
Novartis podrá tratar información personal relacionada con menores de edad, previo consentimiento expreso de sus padres o tutores y únicamente en su carácter de beneficiario directo o para actividades educacionales, culturales o recreativas. Usted, puede solicitar que dichos datos sean cancelados, salvo que sean necesarios para cumplir con alguna finalidad primaria de las aquí especificadas.
Finalidades para el Tratamiento de sus Datos Personales
Finalidades Primarias o Necesarias: siendo aquellas necesarias en virtud de la relación contractual presente o pasada con Novartis, es decir para: (a) cumplir con procedimientos internos de administración de personal, auditoría interna y externa; (b) realizar pagos de nómina, viáticos y reembolsos; (c) corroborar su identidad y veracidad de la información que nos proporcione; (d) incorporar y administrar bases de datos, sistemas, informes o procedimientos internos de cumplimiento regulatorio y de políticas internas; (h) gestionar acuerdos, contratos, convenios, formatos, solicitudes y/o requerimientos de información relacionados; (i) obtener acceso a servicios de enfermería, comedor y gimnasio, según los reglamentos y limitaciones de uso de los mismos; (j) evaluar su desempeño laboral, capacitarlo y entrenarlo de conformidad con las funciones y roles correspondientes; (k) para efectos de seguridad, acceso y vigilancia en instalaciones físicas y/o sistemas informáticos ya sea que acceda dentro de las instalaciones del lugar trabajo o en forma remota; (l) asignación y uso de herramientas, instrumentos y dispositivos de trabajo; (m) tramitar permisos migratorios para usted y sus dependientes económicos según resulte aplicable; (n) tramitar licencias, certificaciones, permisos, poderes y cartas; (o) participar en programas gubernamentales para fomentar la educación médica, la investigación o desarrollo científico, a nombre de Novartis y cualquiera de sus filiales o subsidiarias.
Finalidades Secundarias o No Necesarias: aquellas que no son necesarias o relacionadas con la relación contractual que tiene con Novartis, como son: (a) invitarlo a participar en eventos, ferias, promociones, concursos y talleres informativos no laborales; (b) contactarle para fines publicitarios, educacionales o comerciales; (c) realizar encuestas; (d) llevar a cabo la venta y entrega a domicilio de productos de Novartis; (e) envío de documentos, materiales y/o herramientas de trabajo a su domicilio; (f) participar en actividades educativas, culturales, recreativas o deportivas.
¿Puedo limitar total o parcialmente las Finalidades?
Usted puede solicitar que se limite el uso o divulgación de sus datos personales y revocar el consentimiento que haya otorgado para el tratamiento de los mismos, siempre y cuando las finalidades no sean necesarias de acuerdo a la relación contractual o por señalamiento expreso en la legislación aplicable. En caso de no autorizar a Novartis para tratar sus datos personales en cumplimiento de las Finalidades antes expuestas enlístelas en el momento que P&O le entregue este documento con base en la declaración siguiente o posteriormente y en cualquier momento podrá hacerlo enviando la siguiente declaración vía correo electrónico, conjuntamente con su nombre completo y No. De empleado, a la Oficina de Datos Personales: [email protected]
Declaración:
“No autorizo que mis datos personales sean utilizados para llevar a cabo la(s) finalidad(es) siguiente(s):
(Si así lo desea, señale el tipo de finalidad y (los) incisos que corresponda(n))
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Derechos A.R.C.O.
Usted o su representante legal, pueden ejercer los derechos de Acceso, Rectificación, Cancelación y Oposición (derechos A.R.C.O.) respecto a sus datos personales.
El derecho de Acceso procede cuando usted requiere saber cuáles de sus datos personales están contenidos en las bases de datos de Novartis, para qué se utilizan y, en general, las condiciones del tratamiento de sus datos personales; el derecho Rectificación procede cuando usted requiere que se corrijan o actualicen sus datos personales en caso de ser inexactos o incompletos; el derecho de Cancelación es procedente cuando se requiere que los datos personales sean dados de baja total o parcialmente de las bases de datos de Novartis, por haberse cumplido la finalidad para la cual fueron recabados; por último, usted podrá Oponerse por causa legítima al tratamiento de sus datos personales.
Los derechos ARCO pueden ejercerse solicitándolo a través de un escrito libre, debidamente firmado, mismo que deberá ser acompañado de la copia de los documentos que acrediten la identidad del titular (identificación oficial con fotografía) o, en su caso, la representación legal del titular en términos de la legislación común, y presentarlo a través del correo: [email protected] a través del cual se dará trámite a las solicitudes de los titulares para el ejercicio de los derechos ARCO en un plazo no mayor a 20 (veinte) días hábiles contados a partir de su recepción.
Es importante mencionar que el ejercicio de cualquiera de los mencionados derechos no es requisito previo ni impide el ejercicio de otro derecho. La obligación de acceso a la información se dará por cumplida cuando se pongan a disposición del titular los datos personales; o bien, mediante la expedición de copias simples, documentos electrónicos o cualquier otro medio que determine el responsable mencionado en el primer párrafo del presente aviso.
La respuesta a las solicitudes que cumplan con los requisitos antes mencionados podrá ser notificada al promovente vía correo electrónico (cuando se proporcione la dirección de correo electrónico). Por cuestiones de seguridad, no se atenderán solicitudes de ejercicio de derechos ARCO que sean enviadas en forma distinta a la antes mencionada.
Independientemente de lo anterior, usted podrá iniciar el Procedimiento de Protección de Derechos ARCO ante el Instituto Nacional de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales (INAI), ubicado en Insurgentes Sur No. 3211 Col. Insurgentes Cuicuilco, Alcaldía Coyoacán, C.P. 04530, Ciudad de México, lo anterior de conformidad con los requerimientos que al efecto le sean informados. Podrá visitar su página de internet para obtener información adicional en www.inai.org.mx
Medidas de Seguridad
Novartis, sus filiales y subsidiarias, han adoptado y mantienen las medidas de seguridad, administrativas, técnicas y físicas, necesarias para proteger sus datos personales contra daño, pérdida, alteración, destrucción o el uso, acceso o tratamiento no autorizados. Novartis, como una empresa innovadora, procura que las medidas de seguridad adoptadas sean las adecuadas para mantener correctamente resguardados sus datos personales.
Transferencias de Datos Personales
Para cumplir con las finalidades antes descritas, Novartis podrá transferir sus datos personales a terceros mexicanos o extranjeros cuando la transferencia: (i) esté prevista en una Ley o Tratado en los que México sea parte; (ii) sea necesaria para la prevención o el diagnóstico médico, la prestación de asistencia sanitaria, tratamiento médico o la gestión de servicios (iii) sea efectuada a sociedades controladoras, subsidiarias o afiliadas, a una sociedad matriz o a cualquier sociedad del mismo grupo al que pertenece Novartis, que operen bajo los mismos procesos y políticas internas; (iv) sea necesaria por virtud de un contrato celebrado o por celebrar en interés del titular, por Novartis y un tercero; (v) sea necesaria o legalmente exigida para la salvaguarda de un interés público, o para la procuración o administración de justicia en un proceso legalmente válido conforme legislación mexicana; (vi) sea precisa para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial en un proceso legalmente válido conforme legislación mexicana; y, (vii) sea precisa para el mantenimiento o cumplimiento de una relación jurídica entre Novartis y usted como titular de los datos.
En dichos supuestos, le informamos Novartis adoptará las medidas necesarias para que las personas que tengan acceso a sus datos personales cumplan con la política de privacidad de Novartis, así como con los principios de protección de datos personales establecidos en la Ley.
Cambios y Modificaciones
Cualquier modificación a este aviso de privacidad se pondrá a su disposición al momento de la actualización en https://www.novartis.com/mx-es/aviso-de-privacidad y, adicionalmente, se le podrá informar a través de comunicados organizaciones, correo electrónico y apoyos gráficos colocados en áreas accesibles dentro de las instalaciones de Novartis.
Frente a cualquier duda o inconsistencia de interpretación entre la versión en inglés y español de este documento (cuando así se proporcione), en todo momento prevalecerá la versión en español.
Finalmente, al consentir el presente Aviso de Privacidad usted acepta someterse únicamente a la jurisdicción y legislación aplicable en los Estados Unidos Mexicanos, independientemente de su nacionalidad y/o país donde usted sea residente.
Consentimiento Expreso
Manifiesto que he leído el presente Aviso de Privacidad, entiendo su contenido y me doy por informado respecto al tratamiento que Novartis podrá dar a mis datos personales y personales sensibles de conformidad con lo que aquí se establece, durante el periodo de la relación con Novartis y posteriormente, en términos de lo previsto en las leyes aplicables.
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El Empleado
Última actualización 29 de septiembre de 2023